GESTIÓN DE CALIDAD
Pensar en razones en por qué una organización decide implantar un sistema de gestión de calidad basado en la norma ISO 9001 son muchas aunque los motivos más relevantes serían: poder sistematizar y documentar los procesos, lograr una mayor integración de los recursos humanos, posibilidad de establecer responsabilidades y reglas, generar más motivación en el personal, mejorar las relaciones externas, aumentar la eficiencia en las actividades, incrementar la productividad, disminuir los reclamos, en pro de la satisfacción del usuario, entendiendo por esta última, como una valoración global que realiza el usuario sobre una prestación que recibe en un momento dado (Tarí Guillo:2002: p. 13). La certificación es una herramienta de promoción e imagen empresarial, por tanto a través de un sistema de gestión de calidad (SGC) se busca desarrollar una estrategia que diferencie a la organización de las demás, lograr más visibilidad y concretar la satisfacción de sus clientes.
El proceso de implementación del sistema de gestión de calidad (SGC) en Biblioteca Mayor se establece a finales del año 2004, con la aprobación y aplicación de un plan de mejora y frente al nuevo paradigma que define a la biblioteca como un servicio de recursos para el aprendizaje, la docencia, la investigación, la formación continua y las actividades relacionadas con el funcionamiento y la gestión universitaria.
La iniciativa surge como una necesidad desde la dirección y contando con apoyo del personal de la biblioteca, para evaluar la manera en que se estaba trabajando, teniendo en cuenta principios como calidad, enfoque al cliente, liderazgo, participación del personal, gestión por procesos, mejora continua, toma de decisiones basada en hechos, relaciones con proveedores, procedimientos, disponibilidad, actualidad y recursos, dentro de la misión y principios de la universidad, en beneficio de la comunidad académica. Lograr la certificación fue la meta propuesta, conseguirla fue la prueba de que la biblioteca si satisface las necesidades de sus usuarios, de acuerdo requisitos de normas internacionales. Se reflexionó sobre los beneficios y las dificultades que podrían acarrear a la organización implementar un SGC, las dudas sobre como respondería el personal frente al desafío del cambio, los requerimientos que la norma establecía y cómo se debía trabajar, las posibles respuestas de las autoridades frente a la iniciativa de la biblioteca, y tantas otras inquietudes, que poco a poco se fueron convirtiendo en decisiones acertadas.
Los pasos que llevaron a la biblioteca hacia la certificación fueron:
Estudio de la norma y reflexionar si eran aplicable a una biblioteca.
Conformación del Gabinete Directivo.
Actualización de la estructura de la biblioteca.
Establecimiento un SGC como decisión estratégica de la organización.
Capacitación de todo el personal.
Y trabajo conjunto con consultores externos del área de RRHH de la universidad, y la selección del organismo que evaluaría luego el sistema, IRAM Argentina.